Muchas veces nos pasa que entramos a una reunión y al salir haces un análisis y te das cuenta que no ha servido de mucho y que practicamente es un tiempo perdido… ¿Es difícil organizar reuniones productivas?
Junto al trabajo en gabinete, diariamente nos encontramos con más tareas, no menos importantes durante el desarrollo de una asesoría o proyecto, que tienen que ver con la comunicación. Enviar una minuta o informe de avance, informar como va el proyecto y organizar nuevas reuniones.
Estas tareas propias del asesor pueden estar cubiertas y dependen de nosotros los profesionales del área. Pero en una reunión, cuando las tareas involucran a más personas, es diferente…
Veamos las problemáticas y malas prácticas que llevan a reuniones improductivas para comprender lo que ocurre y así poder dar un vuelco a las mismas para que sean productivas y sacar partido de cada instancia en honor al avance del proyecto y los tiempos disponibles para cada actor.
Es necesario saber que pasa en una reunión improductiva.
¿La duración?
Nuestra disposición no será la misma en una reunión que se prolonga por mucho tiempo, haciéndola finalmente improductiva y desgastante. Las reuniones deben ser acotadas y quizás una hora es el tiempo ideal. En dicho tiempo tendremos toda nuestra intención y capacidad al 100% disponible.
¿El objetivo?
En una reunión improductiva por lo general no se tiene claro que se tratará. Muchas reuniones se organizan y estamosallí, simplement por que se «debe estar». Es necesario tener claro para que nos reunimos. Sin objetivos definidos es imposible que ambas partes (asesor y cliente) se preparen y recopilen el material necesario para que su participación en la reunión permita encontrar soluciones, se tomen acuerdos de mutuo acuerdi, se quemen etapas y se avance correctamente en la ejecución de una asesoría.
¿Quién dirige la reunión?
En una reunión improductiva no existe un organizador a cargo. Por ello salirse de los temas principales es una constante, ahondando en temas que irrelevantes y muchas veces divagando mientras se habla por hablar. Es necesario un organizador o moderador que guíe y dirija la reunión, hilandola de tal forma que se vayan cerrando repasando los temas planteados, cerrando muchos de ellos dando paso a nuevas etapas y puntos.
Es necesario saber cuales son las claves de una reunión productiva.
La reunión más productiva:
La reunión más productivas de todas, es aquella que no se realiza.
Las reuniones, si bien son la mejor forma de ponerse en contacto con las personas que serán parte de un proyecto o asesoría, no quiere decir que «siempre» se deban reunir… o almenos no para todo.
El uso del correo electrónico:
Luego de reuniones importantes, para ahorrar tiempo y tener que realizar una reunión de varias horas, redactar un correo electrónico es lo más apropiado. En él pueden haber minutas o resumenes del estado de avance o requerimientos del proyecto.
El trabajo colaborativo:
Acordar las distancias y optimizar los tiempos es muy importante. Para ello es ideal trabajar en línea y de manera colaborativa. Para lograrlo, puedes trabajar con herramientas gratuitas de trabajo colaborativo como Trello y Google Docs, creando informes en línea a la vez que compartes material (imagenes o documentos) vía Google Drive, Wetransfer o Drobox. Al canalizarla la comunicación en ciertos medios, todo será más fluido y ambas partes podrán aportar, complementar los procesos mientras observan todo desde su escritorio.
Actas, acuerdos y compromisos:
Además de ser productiva, una reunión debe documentar lo realizado. Tanto para quienes participaron como para quienes se ausentaron. Redactando minutas o informes todos podrán saber de qué trató, que acuerdos se tomaron y que compromisos de acordaron, a quiénes se asignaron y sus respectivos plazos de realización.
Asisten los precisos:
Se debe evitar invitar a personas innecesarias a las reuniones. Tampoco a personas que solo participarán de una, a menos que sea técnico de algún área y etapa del proyecto. No porque asistan 10 personas la reunión será más productiva. No si no tienen nada que ver con los puntos a tratar. Si se trata de estar informado, con tener acceso a los resúmenes estaría bien.
El objetivo por sobre el tiempo:
Si en una reunión programada para 45 minutos se han cumplido los objetivos en 30 minutos está bien, no es necesario prolongarla, así evitarás que aparezcan otros temas o problemáticas que no van con la línea de tiempo real del proyecto. En esos casos, lo mejor s aplazar esos temas para futuras reuniones.
Si no van preparados, se suspende:
Los asistentes a una reunión deben ir preparados para ella. El organizador es quien más trabajo», al preparar y conducir la reunión, pero todos los asistentes tienen su parte de responsabilidad para lograr reuniones productivas. Ir a una reunión sin llevar nada preparado aun conociendo los temas de los que se va a tratar, implica que poco o nada vas a aportar a esa reunión y en dicho caso es mejor que lo comenten con anticipación para postergar o aplazar la actividad.
Conclusión:
Es agradable disfrutar de un buen café en una reunión productiva avanza claro y enfocado en un proyecto, pero organizar reuniones solo por gusto, asistir solo por estar, asistir para preguntar nuevamente lo ya tratado o asistir sin haber trabajado en los requerimientos y compromisos, es una verdadera perdida de tiempo. Evitemos reuniones largas y demostremos el compromiso con el proyecto, siendo activos y un verdadero aporte en nuestras respectivas áreas o posiciones. De seguro cada uno tenga sus propios trucos y siempre se podrán complementar o realizar ajustes a los mecanismos. Todo en pro de reuniones productivas.